Produtor de Eventos: A profissão

Planeja, organiza, promove e produz eventos, conferências e funções para vários tipos de entidades como empresas, organizações, comunidades e grupos. É também chamado de:
• Coordenador de eventos
• Organizador de eventos
• Promotor de eventos

Promotor de eventos

Desenvolver conceitos para o evento

• Criar planos e documentação para o evento

• Criar orçamentos para o evento

• Encontrar e organizar fornecedores, funcionários e voluntários

• Reservar os locais e equipamentos do evento

• Promover e fazer o marketing do evento nas mídias e para os grupos

• Acompanhar o desenrolar do evento

• Se necessário, organizar arrecadação de fundos, patrocínios e venda / distribuição de convites / ingressos para o evento


Conhecimentos:

É necessário ter conhecimentos práticos em relação às disponibilidades de fornecedores que possam prover todo tipo de coisas necessárias para um evento como: local, apresentadores, palco, iluminação, equipamentos de som, acomodações etc.
O produtor (a) de eventos deve:
• Ter conhecimentos de locais, fornecedores usados pela área de eventos.
• Ter conhecimentos dos requisitos de saúde e segurança mais importantes.
• Ter conhecimento do segmento de entretenimento e hotelaria.
• Boa comunicação e habilidade em lidar com pessoas.
• Ter habilidade de negociação e de relações públicas.
• Saber gerenciar seu tempo e ter habilidade para organizar.
• Ter habilidade para tomar decisões.
• Ter habilidade para gerenciar finanças e orçamentos.

Qualidades pessoais:

Deve ser criativo, imaginativo, ter habilidade para inovar e ser detalhista. Deve também saber gerenciar grandes projetos, um grande número de pessoas e trabalhar com prazos bem curtos.

Educação secundária é suficiente pois as habilidades são conseguidas no próprio trabalho. É recomendável que os coordenadores de eventos assistam palestras versando sobre o segmento de eventos.
Não existe nenhum requisito educacional para tornar-se um coordenador de eventos. Alguma matérias interessantes são: inglês, matemática, administração e contabilidade. Algumas empresas exigem formação superior e, nestes casos, um curso de gerencia, marketing, turismo, hotelaria, comunicações podem ajudar bastante.
Uma boa experiência é ter trabalhado em alguma das seguintes áreas: hotelaria, turismo, gerencia de projetos, relações públicas e marketing.
Carreira profissional

Os coordenadores podem atingir outras posições mais elevadas na empresa ou iniciar sua própria empresa de eventos.

Trabalham em escritórios, nos locais dos clientes, onde os eventos ocorrerão, locais fechados ou abertos. Alguns coordenadores viajam para eventos que ocorrerão em outros locais. As condições de trabalho variam dependendo do local e do tipo do evento e podem ser estressantes.
Equipamentos

Usam telefones celulares, computadores e softwares de gerenciamento de eventos. Podem alugar outros equipamentos com iluminação, palco e equipamentos de som.
Horários de trabalho

Trabalham normalmente nas horas normais de um escritório embora possam trabalhar longos períodos de tempo quando se aproxima a data de um evento. Os eventos normalmente ocorrem for a do horário normal e, assim, muitas vezes, o produtor de eventos tem que trabalhar nos fins de semana ou durante a noite. Em resumo, o horário de trabalho é muito variado pois normalmente o horário de entretenimento das outras pessoas será seu horário de trabalho.

Contato com pessoas:

Trabalham com uma ampla variedade de profissionais e organizações sendo que os vários grupos com os quais interagem depende do tipo de evento. Normalmente os contatos são os seguintes:
• Fornecedores de refeição, lanches etc.
• Fornecedores de equipamentos e transporte para eventos.
• Locais, hotel, funcionários de companhias aéreas.
• Agentes de artistas, músicos e conferencistas.
• Representantes de empresas, comunidades e organizações de eventos.
• Advogados e contadores.
• Voluntários e assistentes.
• As pessoas que estarão presentes nos eventos.
• Imprensa.
• Patrocinadores.